Når skal du spille inn videokonferanser?

Møter er flotte. De tillater oss å samarbeide med andre, dele og erobre arbeidet, og sørge for at alle har en stemme ved bordet. Det er imidlertid nedfellinger til møter, og en av dem er det faktum at mye viktig informasjon ofte deles om kort tid. Og uten at noen tar flittige notater, kan ting gå seg vill eller glemme veldig enkelt.

Med Tenveo videokonferanse er dette ikke et problem. Ved å trykke på "Record Meeting" -knappen i programmet, kan brukerne registrere alt som skjer i møtet - både lyd og video - for avspilling senere. Vi har hundretusener av brukere som utnytter denne funksjonen, men du lurer kanskje på ... hvorfor? Skal møter alltid registreres? Når er en passende tid til å registrere et møte?

1. Når noen ikke kan delta

Folk er veldig opptatt, og vi kan ikke alltid være på to steder samtidig. Opptak av et møte via Tenveo er et godt alternativ for når noen er ute av kontoret, eller bare bestilt på et annet møte samtidig. Dette tillater den personen å hente diskusjonen senere, så det er ikke nødvendig å bruke verdifull tid på å fylle dem inn på neste møte eller sende flere e-postmeldinger frem og tilbake for å sikre at alle inviterte har den informasjonen de trenger. Personen som savnet møtet, kan ganske enkelt se opptaket når de har tid, og det er nesten like godt som å være der selv.

2. Ved opplæring av ansatte

Noen gang føler at du sier det samme igjen og igjen, spesielt når du trener ansatte? Når du trener via Tenveo videokonferanse, trykker du på opptaksknappen. Dette vil tillate deg å ta opp treningen en gang og deretter spille den tilbake til alle som trenger å se opptaket på et senere tidspunkt. Dette er spesielt nyttig når du trener nye medarbeidere om hvordan du bruker programvare, eller når du oppdaterer eksisterende protokoller for store grupper av mennesker. Plus, ved å sende innspillingen på forhånd, kan du kaste bort mindre tid på repetisjon under treningen og bruke mer tid på å svare på bestemte spørsmål eller gi støtte.

3. Når du vil bli engasjert

Møter gir oss ofte mulighet til å oppnå mer enn e-post eller chat fordi de tillater alle å komme inn i rommet (eller på live video) for å få en naturlig diskusjon om emnet. Imidlertid kan møtene til og med føles enda mindre produktive enn en e-postkonversasjon for at personen har stilt notater. Forsøker å holde fokus på samtalen slik at du kan skrive ned alt som ble sagt, gjør det vanskelig å aktivt engasjere seg og få stemmen din til å bli hørt mens beslutninger blir gjort. Med videoopptak kan alle imidlertid besøke opptaket senere for å ta notater og få viktige detaljer, så det er mindre behov for å ha en dedikert notattaker under selve møtet.

4. Når Intervjuer kandidater

Det er tøft å intervjue flere kandidater for samme stilling, spesielt når to eller tre er eksepsjonelt kvalifiserte. Det kan være vanskelig å huske nøyaktig hvordan den første intervjueren besvarte et spørsmål, eller hvordan den femte personen håndterte praksis saken. Selv med bare noen få kandidater, kan det være vanskelig å huske nøyaktig hvert emne du diskuterte, og hvor godt de hver besvarte spørsmålene sine. Dette problemet kan imidlertid raskt løses ved å holde intervjuer over Tenveo videokonferanse og registrere dem, slik at du enkelt kan spille av hele intervjuet når du bestemmer hvilken kandidat som passer best for rollen.

5. Når du trenger en opptegnelse av møtet

Har du noen gang hatt et virkelig produktivt møte og gått ut glade for de nye utfordringene, bare for å glemme hva disse nye utfordringene var en uke senere? Eller hadde et argument med en kollega over hva som ble sagt under et møte? Eller ville du bare ha en oversikt over hva som skjedde under firmaets rådhus så du kunne henvise til det på et senere tidspunkt? Videoopptak løser alle disse problemene og mer. Ved å registrere dine viktige møter (eller et møte!) For gjennomgang på et senere tidspunkt, kan du raskt huske hva som ble diskutert eller avgjøre uenigheter med en enkel avspilling av opptaket.

Det endelige og viktige punktet Tenveo videokonferanse må nevne er at noen mennesker ikke vil bli registrert uten grunn, og avhengig av din bransje kan det være ulovlig å registrere noen (eller alle) møtene dine. Pass på at du alltid spør alle deltakerne før du trykker på "Record Meeting" -knappen, og sørg for å dele opptaket med alle de riktige menneskene når møtet er over.