Hvordan unngå videokonferanse mareritt

Tenveo conference camera.png

Videokonferanser er en effektiv og billig måte å holde kontakt med ansatte og kunder, men det er noen fallgruver å unngå.

Uansett hvilken bransje du er i, har du sannsynligvis opplevd minst noen videokonferansesamtaler. Mens disse anropene krever noe mer utstyr enn lydkonferanser, fyller de et behov for ansikt til ansiktstid som ikke helt kan oppfylles uten personlige sammenkomster. Faktisk har populariteten til videokonferanser eksplodert de siste årene, og det er av flere årsaker.

Først sparer videokonferanse tid og penger. Ifølge en studie fra PGi finner selskaper som regelmessig bruker videokonferanser en 30% dykk i totalprisen som inkluderer hotell, flybillett, drivstoff, taxi, bilutleie og matstipendier. I tillegg kan videokonferanser føre til høyere effektivitet og produktivitet. En annen fordel av videokonferanser er at det gir en følelse av enhet blant spredte ansatte som telekommuterer eller jobber i forskjellige byer. Noen ganger trenger du bare et møte ansikt til ansikt.

Men videokonferanser kommer med sine utfordringer også. Har du noen gang deltatt i en samtale som var så dårlig organisert, eller hadde så mange teknologiske flubber at det føltes som bortkastet tid? De fleste har sannsynligvis. Derfor er det viktig å gjøre alt du kan for å unngå følgende videokonferanser mareritt, enten du er vert eller en deltaker.

Bakgrunnsstøy. En stor fordel med videokonferanser er at den lar deg jobbe hvor som helst, selv hjemme. Men husk, målet ditt er fortsatt å være så profesjonelt som mulig. Det betyr at du bør eliminere eventuelle ekstreme lyder, inkludert hundens bjeffer og barneskrik. Lukk deg selv i et stille rom uten forstyrrelser. Hvis du vet at du får et viktig anrop, send barna til bestemor og lukk hundene i et annet rom.

Uforstyrrede distraksjoner. Ikke vær "den personen" som glemmer å dempe seg selv når han snakker med andre i rommet, svarer på en annen telefonsamtale eller gulp, bestiller en kopp kaffe. Hvis du trenger å gå vekk fra samtalen, demper deg uansett grunnen.

Muted samtaler. På den annen side, ikke glem å deaktivere deg selv når det er din tur til å snakke. Hvem vet hvor mange utallige minutter og timer som har gått tapt i våre liv takket være utilsiktet muting!

Spotty forbindelse. Det er ikke noe mer irriterende enn å bli sparket av en videosamtale. Ikke bare savner du deler av møtet, men du spiser tid og energi som prøver å komme seg på nytt. Pass på at du har en solid internettforbindelse fra hvor du jobber, og vet hvordan du starter om den skal gå ut. Har også en sikkerhetskilde for tilkobling hvis det er mulig; For eksempel, hvis det er en app for videokonferanseprogrammet, installer du det på smarttelefonen din og vet hvordan du bruker det hvis det er nødvendig.

Statisk eller forstyrrelser. Det er ikke kult når noen savner hvert annet ord du sier (eller omvendt). Noen ganger er teknologi bare et dyr, og det er ingen måte å forhindre det på. Men en måte å redusere sannsynligheten for statisk eller forstyrrelse er for alle deltakere å dempe deres telefoner med mindre de snakker.

Ukjent høyttaler. Når det er flere personer på linjen, kan det være vanskelig å huske hvem som er hvem. Selv om programmet du bruker identifiserer deg, oppgi navn og avdeling før du sier noe viktig. Dette vil hjelpe de som du ikke vet, bli godt orientert før du sier et ord.

Ekko sentral. Noen ganger er det et uforklarlig ekko på en videosamtale. Hvis dette skjer, må du prøve å begrense det til en bestemt person eller be alle om å ringe inn igjen. Hvis det ikke løser problemet, vær forberedt med en annen bro eller linje for at folk skal bli med.

I tillegg til disse videokonferanse-marerittene, er det noen tips for beste praksis når du forbereder et videosamtale:

Hvis du organiserer et møte, vær sikker på at det faktisk er nødvendig. Nesten alle av oss har hengt opp fra en samtale og tenkte, "Vel, det kunne ha blitt oppnådd med en e-post!" Hjelpe deltakerne på oppgaven med en klar og detaljert agenda. Pass på at du forlater tid på slutten for spørsmål.

Vær komfortabel med videokonferanse-teknologien før møtet starter. Ikke vent til fem minutter før en samtale begynner å prøve å logge inn for første gang. Hvis du er møteserveren, må du utføre en test på forhånd. Be en medarbeider å delta i treningsmøtet, slik at du kan få tak i å gi tilgang til skjermdelings, muting og unmuting deltakere, og mer.

Bruk mye belysning. Det spiller ingen rolle hvor du er under møtet, kontoret, ditt hjem osv., Pass på at det er tilstrekkelig belysning slik at andre kan se ansiktet ditt. Ikke la deg være bakbelyst eller ansiktet ditt kan virke mørkt. Vær sikker på at lyset kommer fra deg foran eller fra siden.

Pass på at bakgrunnen ikke er distraherende. Det er ikke veldig profesjonelt å ha en haug med klesvask eller barnas leker spredt bak deg. I stedet, gå for enkelt og vanlig. Kle deg riktig Du er fortsatt en profesjonell, så med mindre det er en lydkonferanse, vær oppmerksom på håret ditt, smink og klær. Spesielt bruk slitasje, nøytral eller pastellfarger; Ingen striper, polka dots, plaids eller noe annet som kan distrahere på skjermen. Hold webkameraet ditt på øyenivå eller litt høyere. Merkelige vinkler er også distraherende. Vurder å kjøpe en god mikrofon, spesielt hvis du lager mange videosamtaler. En ekstern USB-mikrofon er et flott valg. Hold fokus på samtalen. Husk at folk kan se deg, så ikke prøv å multi-oppgave under videokonferansen. Se inn i kameraet. For mange mennesker stirrer på sitt eget bilde på skjermen i stedet, men det får det til å virke (for alle andre) som om du ser nedover. Du kommer ikke over som profesjonell og rettferdig som du vil være. Husk at videokonferanser er akkurat som hvilken som helst teknologi ved at det er mange fordeler og utfordringer. Heldigvis kan mange av disse utfordringene unngås med litt kunnskap, feilsøking og tålmodighet. Så gjør deg klar og dykk inn til din neste online videokonferanse med letthet. Lys, kamera, handling!