Velge det rette nettverksverktøyet for oppgaven

Det er uendelige fordeler å ta en samarbeidsmessig tilnærming til å oppnå mål. Samarbeid utnytter styrken til ulike perspektiver for å forvandle gode ideer til store. Det er også en smart måte å fremme kameratskapet og bygge teamrelasjoner, siden samarbeidsprosessen oppfordrer folk til å bli med i styrker for å nå et felles mål. Heldigvis har teknologien gitt oss en rekke måter å engasjere seg i med mennesker på og utenfor kontoret. Men å vite hvilket verktøy som skal brukes når det kan være vanskelig, derfor har vi samlet de tre mest populære nettbaserte samarbeidsverktøyene i dag, og utforsket fordeler og beste brukstilfeller for hver.

Fordeler med Video Collaboration

Tilgjengelig og rimelig: Mindre enn et tiår siden ble folk fanget av besværlige og dyre videokonferanse arvsystemer som lovet mye, men var vanskelige å bruke. Rask frem til i dag, og du kan få en super elegant, brukervennlig, videokonferanse-enhet (som Tenveo) med HD-video og lyd til en nominell pris, noe som gjør dette verktøyet så uunnværlig som det er allestedsnærværende.

Tilkobling: Video samarbeid skaper ansikt til ansikt-tilkobling mellom deltakere som er viktig for å føle seg som en del av et lag. Gitt at fjernbetjening forventes å øke, gir video en uvurderlig måte å bygge opp og vedlikeholde personlige og produktive samarbeidsforhold.

Redusert risiko for feilkommunikasjon: Mer enn noe annet moderne samarbeidsverktøy eliminerer video risikoen for feilkommunikasjon ved å la folk bli sett, hørt og forstått. Videre kan deltakerne tolke hverandres ansiktsuttrykk og kroppsspråk, og svare på riktig måte.

Forbedret hastighet: Video øker samhandlingshastigheten ved å gjøre det mulig for folk å engasjere seg i hurtigutvekslingene som skjer organisk under en samtale eller brainstorming. Det eliminerer også tidsforsinket å skrive lange meldinger som kan bli moot-poeng når en treffer kommer inn.

Vis & Fortell: Deling av dokumenter, visualer og mer gjennom deling av skjermbildet er raskt og enkelt. Det tillater også at alle er på samme side og raskt forstår nøyaktig hva personen som deler informasjonen betyr.

Bruk saker: Video er ideell for samarbeidsprosjekter som drar nytte av energien til umiddelbar laginngang, for eksempel: brainstorms; Prosjektanmeldelser og oppdateringer; Trening og utdanning; Generelle og grundige diskusjoner Løsning analyse, etc.

Fordeler med Email Collaboration

Singular: Email er best for en-til-en samarbeid som ikke krever ansikts-til-ansikt-interaksjoner eller umiddelbar tilbakemelding. Det er aldri en god ide å legge til flere personer i et e-postsamarbeid, fordi volumet av svar kan drukne deltakerens innboks og få dem til å gå seg vill i e-postsporet eller gi opp alt etter det. Interessant nok, dette problemet fødte ideen om å bruke meldingsplattformer i stedet for e-post, men etter at nyheten til meldingsplattformene hadde slått av, innså folk at e-post fortsatt hadde et gyldig sted i sitt arsenal av samarbeidsprosjekter.

Timing: Når en person befinner seg i en fjern tidssone (dvs. +/- 12 timer fra tidszonen din), og planlegging av et videosamarbeid har vist seg å være utfordrende, kan du prøve å engasjere seg i e-postsamarbeid. Når du forsøker å samarbeide via e-post, ta ekstra tid til å beskrive prosessen for enkeltpersoner slik at det er lett å forstå og følge, men hold kommunikasjonen kort. For eksempel, fortelle deltakere med så få ord som mulig hva målet med e-postsamarbeidet er, hvordan du vil motta svar (dvs. tre øverste ideer), og datoer som svarene er på grunn av.

Arkivering: Mange bruker i dag sin e-post som arkivskap for samarbeidende dokumenter. For eksempel, etter et videosamarbeid, kan det være nyttig for medlemmer av teamet å motta en kopi av individuelle dokumenter som diskuteres under økten.

Bruk saker: E-post er et godt valg for samarbeidsprosesser som har nytte av å ha informasjon skrevet skriftlig, for eksempel konfidensielle anmeldelser; Ide kritikk; Og andre korte og direkte samarbeidsformer.

Fordeler med Meldingsplattformer

Brevity: Meldingsplattformer som Slack og Asana brukes best for korte og uformelle typer samarbeid som ikke er tidsfølsomme eller trenger umiddelbar respons. På grunn av det praktiske å legge ut meldinger, besvimler noen mennesker faktisk formålet med verktøyet ved å legge ut for ofte, gå inn i for mye detalj, etc. Hvis du bruker en meldingsplattform for å lede et raskt samarbeid, må du sørge for å overvåke innlegg og omdirigere Folk som drar fra chat til fullstendig diskusjon for å holde fast på disse tankene til alle kan møte ansikt til ansikt, enten i person eller via video.

Anonymitet: Å gjennomføre samarbeidsprosesser som gjør at alle kan snakke uten frykt for å fremmedgjøre medarbeiderne, kan være tøffe, men dette er et område hvor meldingsplattformer kan være nyttige. På den måten kan moderatorer gi folk mulighet til å sende inn svar, spørsmål og kommentarer anonymt. Noen samarbeidspartnere liker å bruke meldingsplattformer under en videokonferanse for å stemme ideer opp eller ned.

Fildeling: Meldingsplattformer er gode for å sikre at alle som er involvert i et teamsamarbeid, har tilgang til alle viktige dokumenter som bilder, PDF-filer, regneark etc.

Bruk saker: De beste samarbeidssaker til meldingsplattformer inkluderer meningsmålinger, spørsmål, undersøkelser, avklaringer, oppdateringer og annen rask informasjon som ikke krever lengre diskusjon eller møte.

Alle sammen nå

Nå som du vet hvilke typer samarbeid som er best servert av hvilke verktøy, er du velkommen til å mikse, matche eller bruke en kombinasjon av alle tre til ditt neste teamsamarbeid. Hvis du ikke har lagt til moderne videokonferanser i samarbeidet, skylder du det selv å gi Tenveo en virvel. Tenveo er et lettbygget all-in-one videokonferanseapparat som bygger på lagbygging, produktivitetsforbedring, og gjør det mulig å komme sammen med folk og dele skjermbilder og ideer en levende og engasjerende opplevelse - hver gang. Tenveo er et verktøy som gir teamsamarbeidet en ekte konkurransefortrinn, med HD-video og lyd og et vidvinkelobjektiv som vakkert fanger de subtile (og enormt viktige) nyansene av kommunikasjon.

Se mer på: www.tenveo-video-conference.com