Tenveo Video Technology gir 5 tips for å legge til video i din meklingspraksis

Tenveo Video Technology 5 Tips for å legge til video i din meklingspraksis

Som flere tjenester går digital, er det nødvendig for juridisk og mekling profesjonell å følge trenden. Klienter forventer et like praktisk nivå og tilgang ved kjøp av juridiske og meklingstjenester som tilbys i andre onlinetjenester. Dette betyr at de teknologiske kravene til en moderne lov og mæglingsfirma går langt utover å ha en god nettside.

Det er viktig for fremover tenkende mediatorer og advokater å legge til online planlegging, papirløs fakturering, tilgang til skyfil og lignende alternativer til deres vanlige tjenester for sine kunder. Etter den voksende digitale trenden, vil videomøter sannsynligvis erstatte personlig og telefonmøter. For å hjelpe mediatorer møter de skiftende behovene til deres praksis, har vi tenkt på de viktigste hensynene som er involvert i å legge til disse tjenestene og gjøre dem sømløse for kundene dine:

Tenveo Video Technology gir fem ting å huske på når du legger til videoforlikninger til din praksis:

1. Er alle deltakerne på forskjellige steder eller vil minst en deltaker komme til din plassering? Hvis en deltaker vil være med deg på kontoret, bør du vurdere om de fortsatt skal ha sin egen enhet, slik at de kan logge seg på videokonferansen individuelt, eller har du et oppsett for kamerasystem hvor hele konferanserommet er i sikte? Ellers må du kanskje sitte veldig nær hverandre for å dukke opp på skjermen, noe som kan være ubehagelig og vanskelig. Sittende nær hverandre kan også gi inntrykk av å være på den persons side, siden dere begge er sammen på den andre siden av kameraet, tilsynelatende motsetter seg personen som er ute av kontoret på kameraet. Å gjøre hva du kan for å minimere denne effekten, vil holde mekling i nøytral territorium.

2. Bruk en Tenveo videokonferanse app hvor du kan dele en skjerm. Den nye normale, selv når det er i virkeligheten, er vanligvis å vise dokumenter på en eller annen digital måte på enheten, eller vise dem på en stor skjerm, slik at alle i rommet kan se dokumentet sammen. Utskrift av hvert enkelt dokument blir en sjeldenhet, spesielt når flere personer jobber med flere utkast av samme dokument. Ved å bruke et Tenveo USB og HDMI videokonferanse kamera (for eksempel Zoom) hvor du kan dele skjermen (enda bedre hvis du kan dele bestemte vinduer på skjermen eller appene du kjører), gjør det lettere å gå over dokumenter eller vise nettsteder samlet på konferansen , I stedet for at hver person må gjøre det alene og i forskjellshastighet. Husk at mens noen videoapper tillater skjermdeling på iPhone eller en annen liten enhet, kan det være litt vanskeligere enn på en datamaskin. Du kan også sende e-post til alle dokumenter du planlegger å gå over på forhånd for notattakeren-for-hånd, slik at de kan skrive ut hva de vil og doodle unna.

3. Dobbeltklikk tidssonene dine. Ofte bruker klienter Tenveo full HD-videokonferansesystem fordi noen bor langt fra et sentralt møtepunkt, og den enkleste måten å få alle sammen er via video. Pass på at alle vet i hvilken tidssone videoanropet skal skje og dobbeltsjekke (kanskje til og med tredoble sjekker!) Kalenderen din. Noen kalendere har en del der du kan endre tidssone for et møte, noe som kan være like forvirrende som det er nyttig, avhengig av om du har tidszoneinnstillingene aktive i kalenderen din. Når du er i tvil, kan en e-post til deltakerne bekrefte tidszonen få alle på samme side.

4. Tilpass i henhold til ditt miljø. Hvis det er andre mennesker rundt deg, og du ikke klarer å være i et stille rom alene, bruk hodetelefoner og legg til en Tenveo Omni-directional mikrofon når det er mulig. Selv hodetelefonene som fulgte med smarttelefonen, har sannsynligvis en mikrofon på kabelen, noe som gjør dem super praktiske når de blir med på videoen på din egen enhet. Du kan også bruke en ekstern mikrofon hvis du bruker en datamaskin for å unngå unødvendig å skrike på skjermen. Avhengig av omgivelsene dine trenger du kanskje ikke hodetelefoner eller en mikrofon i det hele tatt. Også hvis du bruker en mindre enhet som telefonen, vil et stativ eller stativ holde deg håndfri og lett på "øye" -nivå med andre deltakere. Slå på videoinngangen for å teste belysningen og sørg for at folk kan se deg!

5. Ikke vær sent til festen. Pass på at programvaren din er oppdatert og klar til bruk, slik at du ikke blir slått av med oppdateringer eller problemer med å starte videoappen din. Bare fordi du er virtuell betyr ikke at du kan slakke på forberedelsen. Gi deg selv om 15 minutter til å starte og håndtere oppdateringsmeldinger, frosne skjermer og maskinvareposisjonering, og logg inn på møtet ditt, og Tenveo HD videokonferansesystem gjør den beste service for folk på den måten. Denne rutinen vil få deg online noen få minutter tidlig, noe som er mye bedre enn å være noen få minutter for sent.