Innstilling av en vellykket videokonferanse

Setter en vellykket videokonferanse

Etter hvert som omfanget av det globale arbeidet øker og antall eksterne arbeidstakere fortsetter å øke, blir videokonferanser raskt en nøkkelferdighet for forretningsfolk. Vår forskning viser at 40% av verdens ansatte bruker videokonferanser, andelen i Kina har steget til 61%, og i Mexico har den steget til 60%. Men å lage en vellykket videokonferanse handler ikke bare om å slå på kameraet ditt.

Teste mikrofonen: Kontroller først innstillingene dine. For de fleste videokonferanseprogrammer kan du teste for at mikrofonen og kameraet fungerer riktig. Etter at møtet starter, legg fingeren på mikrofonknappen. Ideelt sett, når du ikke snakker, vil du dempe mikrofonen, fordi bakgrunnsstøy kan forårsake forstyrrelser, men når du vil svare på høyttalere, vær forberedt på å deaktivere umiddelbart.

Angi plass: Et lavvinkelskudd kan være svært irriterende, for ikke å nevne distraksjoner fra andre deltakere. Du bør også velge et lyst rom for din samtale slik at andre deltakere kan se deg tydelig. Hvis været er fint, må du kanskje åpne gardinene og slå sidelysene for å unngå blending.

Hold fokus: Under lange telefonsamtaler kan du enkelt sjekke e-post eller hente jobb, men de visuelle elementene til videokonferanser gir deg ikke samme rom. Sørg for at du er på et sted der det ikke er distrahering - du er usannsynlig å savne denne viktige tingen. Hvis hjemmekontoret ditt er støyende, kan du bestille et møterom på ditt lokale Regus-kontor.

Selv om det kan være fristende å se på bildet ditt under en samtale, bør du prøve å holde øynene på kameraet - spesielt når du snakker. Dette vil skape hallusinasjoner. Du ser etter deltakere i øynene dine. Hvis du ser noe annet sted på skjermen, er det som om du stirrer på siden (selv om du er helt fokusert på presentasjonen).

Delta og delta: Hvis du er i en videokonferanse, følg treningsøkten du personlig deltok på. Ring deltakerne etter navn og still spørsmål til dem for å sikre at de lytter og fortsetter å se på kameraet. Ikke les bare lysbildene (deltakerne kan bruke Powerpoint-filer til å gjøre det selv). Hvis du er deltaker i en konferansesamtale, vær så snill og ikke vær redd for å hoppe inn i problemet. Når du gjør dette, må du huske å deaktivere mikrofonen og presentere deg selv før kameraet ("Hei, dette er [Navn], jeg vil bare vite ...").

Ved å følge de samme prinsippene og profesjonaliteten som ansikt-til-ansette styremøter, vil videokonferanseferdighetene dine øke raskt.