Tps for gode avstandsmøter

Tips for gode avstandsmøter

Avstandsmøter sparer tid og gir raskere resultater

Noen av fordelene med avstandsmøter er:
• Redusere eller eliminere reiseutgifter
• Øk selskapets effektivitet - reisetid blir arbeidstid
• Reduser stressnivået blant ansatte - balanse mellom arbeid og liv
• Rett og spontant
• Miljøvennlig

Tips for gode telekonferanser

Forberedelse (Hvis møtet stiftes)

• Hensikt. Har klart formål for møtet og hva du forventer av deltakerne. Er det et møte for informasjon, diskusjon eller beslutning?
  • Høyre mennesker. Inviter de riktige menneskene, folk som begge legger til noe for møtet, og det får noe ut av det.
  • Nødvendige avlesninger. Send ut nødvendige lesninger til deltakerne og en personlig kommentar til hver deltaker om hva som forventes av dem. Er de antar å bringe viss informasjon til møtet eller forklare noe spesielt.
  • Tøm agendaen. Send ut en agenda og liste over deltakere i god tid før møtet.
  • Informer. Forklar hvordan du skal bli med i møtet (telefonnummer og eventuell PIN-kode) eller om det blir gjort en samtale til deltaker.
  • Test. Før du leder ditt første møte, ta en tur til å gjøre noen testsamtaler og prøve de forskjellige funksjonene. Det kan være slik at sentralbordet krever spesielle kommandoer for å ringe flere parter - ta kontakt med telefonleder.
  • Dokumentasjon. Hvordan skal møtet dokumenteres? Det er en god ide å bruke innspillingsfunksjonen.
  • Hold det enkelt. Hvis møtet er en tilbakevendende, legger du til deltakerne som en gruppe i konferanseguide eller legger til individuelle kontakter i telefonboken.
  • Start og slutt på tid. Start alltid møtet på den angitte tiden, selv om det mangler deltakere.
  (Planlegg for en kort pause hvis møtet må forlenges).
  • Følg opp og følg gjennom. Oppsummer, følg opp og send ut møteopplysninger direkte etter møtet. [Angi tidsfrister og la alle vite hvem som er ansvarlig for hva].

Under møtet (Hvis møtet er ledet)

• Introduksjoner. Velkommen og introdusere alle. Dette gjør møtet til en god start og sikrer en inkluderende atmosfære, selv for de som er utenfor stedet. Hvis møtet ikke er veldig stort (opptil 10 eller så deltakere), be deltakerne om å introdusere seg kort for å få et øre for stemmen deres. Prøv alltid å skape en atmosfære som gir folk følelsen av å sitte sammen, selv de som deltar på andre steder.
  • Minutter. Ta notater eller utnevne en sekretær som kan ta minutter og har tilgang til opptaket hvis man er laget.
  • Dagsorden. Den som leder møtet, forklarer hva møtet handler om, og hvor lenge det vil løpe, og gir en kort oppsummering av dagsordenen.
  • Avbrudd. Start møtet ved å forklare grunnleggende regler for møtet og hva som kan forstyrre.
  Du skal ikke lese e-post, surfe på smarttelefonen, jobbe med andre oppgaver etc.
  • Pauser. Hvis møtet løper i mer enn 45 minutter, ta en pause slik at folk kan strekke seg i 10-15 minutter før de fortsetter.
  • Komme til enighet. Før du går videre til et nytt element, må du sjekke med de ulike deltakerne for å se om noen vil si noe. Dette gjør at alle føler seg involvert.
  • Dynamisk. Administrer og vurder dynamikken i gruppen. Sørg for at alle får et uttrykk i saken som diskuteres, håndter konflikter.
  • Forklare. Hvis noe skjer i rommet (det kan kanskje bli latter), forklare hva som skjer med alle som deltar på telefon for å sikre at alle føler seg inkludert.
  • Tid til spørsmål. Sett tid til å håndtere eventuelle spørsmål.
  • Nytt møte. Hvis det er saker som må følges opp, godtar en tid for neste møte.

Etter møtet (hvis det er ledende møte)

• Følg opp og følg gjennom. Oppsummer, følg opp og send ut møteopplysninger direkte etter møtet. Angi frister og la alle vite hvem som er ansvarlig for hva.

For alle som deltar i et møte (på ekstern plassering)

• Fred og ro. Prøv å finne så stille et sted å sitte som mulig.
• Parker opp. Hvis du deltar fra bilen din, må du parkere trygt, for eksempel på en parkeringsplass, før du blir med på møtet.
• Slå av mikrofonen. Hvis du sitter et sted med mye bakgrunnsstøy, f.eks. På en flyplass eller i bil eller kafé, må du slå av mikrofonen (stum) når du ikke snakker.
• Vær klar over god tid. Sørg for at du er i god tid for møtet å gi deg sjansen til å chatte med andre deltakere før møtet starter (på samme måte som folk i et konferanserom sammen ville).
• Introduser deg selv. Hvis du har noe å si, må du sørge for at folk gjenkjenner stemmen din ved å introdusere deg selv først.
• Hold folk informert. Hvis du blir frakoblet (dårlig mottak, etc.), ring tilbake umiddelbart, og på et passende tidspunkt, la de andre deltakerne vite at du har vært borte en stund.
• Fokus. Konsentrere seg om møtet. Ikke les e-post eller gjør andre ting under møtet.