Organiserer en konferanse? Her er noen tips for å stige til utfordringen

Hvordan å administrere en hendelse

Organisering av en forskningskonferanse kan være ganske utfordringen. Noen kan til og med anbefale deg å ikke gjøre det. Men det er også en fantastisk mulighet og en givende opplevelse.

Å sette sammen et vellykket arrangement trenger ikke å være en oppoverbakket kamp. Du bare for å huske tre gyldne regler: planlegge deg, omgitt deg med et godt lag, og vet hvorfor du gjør det!

Her er noen tips for å hjelpe deg i dette eventyret.

1. Unnlatelse av å planlegge planlegger å mislykkes

Ikke haste inn i logistikken. Før du begynner å bestille lokalet og ringe cateringfirmaer, må du ta deg tid til å forberede konferansen.

Dette sparer mye stress og forhindrer overraskelser i siste øyeblikk.

Bilde hva du vil at konferansen skal se ut. Hvem skal delta? Hvilken type hendelse vil det være? Hva slags erfaring vil du tilby til delegatene?

Så kom inn i detaljer. Hvor mange deltakere vil det være? Hvor mange innleveringer vil du motta? Hvor mange dager varer det?

Hvis du kan, ta kontakt med tidligere arrangører for å samle inn informasjon fra tidligere år. Det vil hjelpe deg å sette et realistisk budsjett.

Og husk at det er umulig å forutse hver eneste liten ting. Det vil alltid være noen problemer du ikke har forventet, og det er greit. Bare planlegg for dette også.

2. Det er styrke i tall

Fra program til logistikk, økonomi og markedsføring, har organisering av en konferanse flere aspekter som alle krever kompetanse. Omgir deg med et godt team vil hjelpe deg å utføre de forskjellige oppgavene mer effektivt uten å bli overveldet. Det vil også gi deg mulighet til å fokusere på de viktigste målene: godt innhold, gode høyttalere og engasjerte deltakere.

Velg ditt lag nøye. Se etter entusiastiske, organisert og drevet lagspillere som han organiserer komiteen, ikke skal ha for mange medlemmer, for å holde beslutningsprosessen og koordinasjonen jevn. Jonathan Khan finner tre er et godt nummer. Alt avhenger av størrelsen på konferansen og hvor mye tid du har på hendene.

Lær å delegere. Du kan tilordne komiteer til flere ansvarsområder: logistikk (sted, overnatting, A / V, catering, transport), teknisk program, hovedtalere, økonomi og sponsorer, registrering, markedsføring (kommunikasjon, PR, nettside, sosiale medier ...). På toppen av kjernearrangørene kan du registrere frivillige for å hjelpe deg på konferansedagen eller med mindre oppgaver. Studentene vil ofte se det som en god mulighet og lykkelig hjelp.

Hvis du har budsjettet, bør du vurdere å ansette en PCO eller et konferansekontor. Å være akademisk, er hendelsesledelse ikke nødvendigvis din forte. Disse fagfolk er eksperter på å organisere akademiske konferanser. De vil gi mest verdifull hjelp spesielt med den logistiske siden av tingene.

3. Embrace teknologi

Det er så mange måter du kan utnytte kraften i teknologien.

Først av alt, bruk et abstrakt styringssystem for å samle, peer review og akseptere innleveringer og å administrere programmet. Ja, vi er partisk, men vi kan ikke stresse nok hvor mye tid det vil spare deg!

På konferansen må du sørge for at alle rommene har tilstrekkelig A / V-utstyr og at det fungerer! Og husk, dette er det 21. århundre! Nesten alle bærer en bærbar PC, en smarttelefon eller en nettbrett og vil ha tilgang til internett. Wifi kan være et stort problem på konferanser. Pass på at du sjekker på forhånd med lokalet at de vil gi wifi med nok båndbredde.

Du kan også gjøre bruk av mobilapper for å forbedre delegaternes opplevelse. Det er mange apps der ute, for å hjelpe deltakerne nettverk, navigere i konferansen, lage sin egen tidsplan, etc.

4. Velg høyttalerne nøye

Å finne den riktige keynote-høyttaleren er avgjørende, men kan være vanskelig. En god keynote-høyttaler vil tiltrekke seg delegater og sette tonen til forskningskonferansen din.

Tenk på hva slags høyttalere og presentasjoner du vil ha. Målet for mangfold. Invitere både kjente forskere og juniorforskere, og prøv å ha en god kjønnsbalanse.

Pass på at du har en plan B i tilfelle høyttalere avbryter!

5. Hold dem oppdatert

Du må lage en effektiv kommunikasjonsplan. Implementer en strategi for hvilket innhold du skal dele, når og til hvem. På nettstedet ditt, publiser intervjuer, blogginnlegg, bilder, programmer, høyttalermeddelelser ... oppdater innholdet jevnlig for å bygge litt spenning.

Hold kontakten med dine delegater og høyttalerne dine. Du kan bruke verktøy som Mailchimp til å sende masse e-post til dine delegater. Sørg for at de får alle nødvendige detaljer og instruksjoner om konferansen din: stedadresse, datoer, retningslinjer, kontaktdetaljer, råd ...

God kommunikasjon er også viktig under konferansen. Legg til skilt for å peke deltakerne mot presentasjonsrommene, registreringstabellen, lunsjområdene eller toaletter. Lag noen kunngjøringer om dagen for å informere delegater om utfoldelsen av arrangementet, og få frivillige og medarbeiderne tilgjengelige for å svare på spørsmål og veilede delegater. Og ikke glem å si takk! Send en epost til delegater og en skriftlig notat til høyttalere, medlemmer av komiteen og frivillige til å takke dem for deres bidrag.

6. Tilrettelegging av nettverk Nettverk er en av hovedgrunnene til at forskerne går på konferansen. Din jobb er å hjelpe dem med å møte interessante mennesker. Hvordan? Først av alt, sørg for at du tildeler nok tid til nettverksmuligheter og diskusjoner. Ikke hugg programmet med presentasjoner - bygg massevis av breakout og kaffe økter for å tillate delegerte å puste og chatte. Og velg et passende sett for de "sosiale" rommene: har sofaer og stoler for folk å sitte og snakke om. Organiser sosiale arrangementer som fester, cocktailer og middager. Du bør også vurdere å kjøre noen eksperimenter for å fremme deltakelse, for eksempel organisering av "unconferences" og bruk av kule mobilapper for å oppmuntre til nettverk. Konklusjon Organisering av en akademisk konferanse innebærer en rekke oppgaver, hvorav de fleste har ingenting å gjøre med akademia. Du må være organisert for å holde tritt med dem alle. Hvis du organiserer en konferanse for første gang, søk råd fra tidligere arrangører eller fagfolk. Så lenge du klarer å få dine ender på rad, og hold tipsene dine i tankene, vil du være på rette spor for en vellykket hendelse!