Slik: Organiser et vellykket nettmøte

Hvis du driver virksomheten din fra forskjellige byer og muligens land, forstår du behovet for nettmøte og webkonferansesoftware. Programmer som Tenveo-møtet og Infinite Conferencing har revolusjonert møter for store bedrifter og organisasjoner. USPS, United States Post Office, har mange landlige steder, ute av veien. Disse postkontorene bruker lignende programvare for opplæring og massemøter. Disse programmene er svært enkle å lage, planlegge og organisere et møte.

Problemet med disse møtene er det samme problemet med et møte: Hvordan får du folk til å delta i møtet ditt, og hvordan holder du publikum engasjert og interessert i hele møtet?

Inviterende deltakere

Mange av disse nettmøteprogrammene tilbyr e-postinvitasjonsfunksjoner som du kan bruke til å invitere folkene du ønsker å bli med i møtet. Mange vet hvordan du sender masse e-post, og med fremskritt av e-postprogrammer og integrasjoner med disse konferanseverktøyene kan du invitere folk med bare noen få klikk. Fremhev, klipp og lim inn møteledningen i e-postens kropp når du sender invitasjonene dine. Disse programmene vil umiddelbart ta deltakeren til det virtuelle rommet for møtet, så alle deltakerne må gjøre, er å klikke på linken i e-posten.

Et nettmøte med flere datamaskinerWeb-basert og java-aktivert, det er enkelt å bruke disse programmene. Hver programvare vil be om noen grunnleggende opplysninger, for eksempel hvilken tid og dato du vil ha møtet ditt, og vil da generere en URL for møtet. Du kan da kutte og lime inn møtelinket til en e-post eller annen elektronisk melding for at folk skal delta.

Når folk klikker på koblingen, åpnes et java-basert vindu med noen få kontroller som mikrofon, tastatur, penn, tekstbokser og highlighters. Moderatoren, den som opprettet møtet, er i stand til å kontrollere disse programmene for møtetidene. Normalt brukes en presentasjon sammen med møtesoftware, slik at de som er til stede, vil ha en veiledning for å følge det som deles i møtet.

Øv mye

Jente praktiserer sitt online møte Det kan virke dumt, men å øve på hva du vil si er en god ide. Det vil gjøre møtet flyten mer jevnt og gi deg tid til å fjerne eventuelle bugs ut av presentasjonen din. Målet ditt er å få publikum til å høre deg aktivt og ikke passivt. Presentasjonen din er en oversikt over informasjon ikke hele møtet. Med et online møte, er du garantert å miste dem hvis du ikke gjør noe mer enn å lese nøyaktig hva som er på skjermen. Øv på hva du vil si og bruk presentasjonen som en oversikt ikke hele møtet.

Planlegg forsiktig, mindre er mer

Din virksomhet går i hastighet på virksomheten. Jo lenger du holder dine ansatte i et møte, desto mindre er de interessert. Hold møtet ditt kort, søtt, og hvis du har en tidsplan, hold deg til tidsplanen. Prøv å legge ting ut i din presentasjon der det er mulig, det vil hjelpe deg å gjøre møtet interessant fra første til siste.

Hvis du likte denne artikkelen og vil gjerne lære mer om å organisere anstendig nettmøter, anbefaler vi deg også å lese Tenveos artikkel med online møte tips.