Veiledning om bruk av videokonferanser i retten

Veiledning om bruk av videokonferanser i retten

Før du planlegger en videokonferanse, vær oppmerksom på følgende:

1. Tillatelse fra den presiderende dommer eller spesialmester er nødvendig.

2. Retten bruker bedriftsnivå videokonferanse, som Polycom, Cisco og Tenveo. Retten støtter ikke videokonferanser på forbrukernivå, for eksempel Skype eller FaceTime.

3. Retten begynner vanligvis mellom 9:00 og 10:00. Teknisk personale på ekstern konferansested må være tilgjengelig for å hjelpe denne klokken.

4. Retten krever generelt minst en måneds varsel for videokonferanse for planlegging og testing.

Når en videokonferanse er godkjent av den presiderende dommer eller spesielle mester, vær oppmerksom på følgende:

1. Retten vil sende den anmodende parten et skjema for å fremkalle informasjon som trengs for å sette opp en systemtest.

2. Dette skjemaet krever blant annet teknisk informasjon som tilkoblingshastighet og typen videokonferansesystem som er tilgjengelig på den eksterne konferansesiden. Den tekniske informasjonen må fylles ut av teknisk personale på eksternt sted.

3. Testen må gjennomføres i rommet og med systemet som skal brukes til den planlagte prosedyren. Det anbefales at noen fra den anmodende parten er til stede for testen. Alternativt kan den anmodende parten undersøke rommet før testen for å fastslå hvor folk skal sitte for å sikre riktig plassering av utstyr og mikrofoner.

For å sikre en sømløs opplevelse på dagen for arrangementet, er det viktig at rommet er fri for rot og støy.

På dagen for videokonferansen, vær oppmerksom på følgende:

1. Retten vil koble videokonferansen minst 15 minutter før starten av den planlagte fremgangsmåten for å tillate tid til å fungere gjennom eventuelle uventede tilkoblingsproblemer.

2. Retten vil også teste alle mikrofoner og kameravinkler. Det er viktig at teknisk personale på den eksterne konferansesiden er tilstede på dette tidspunktet.

Mens prosessen pågår, må teknisk personale på ekstern konferanseside forbli tilgjengelig via telefon i tilfelle et problem.

3. Hvis prosessen spenner over flere ganger, vil retten koble minst 15 minutter tidlig hver dag.

Ovennevnte tips er levert av Tenveo videokonferanse, kontakt oss for mer informasjon for å bygge dine videokonferanser på retten.