Velge et videokonferansesystem: Praktisk sjekkliste over faktorer

Hvis organisasjonen din er klar til å investere i videokonferanse-løsninger, er det en sjekkliste over ting du må løpe gjennom:

Hensikt

Systemet gir mange fordeler til bordet. Men hva slags fordeler har du spesielt tenkt på? Det er den typen spørsmål som vil hjelpe deg med å finne ut hvilke systemer som passer godt, og hvilke som skal krysses av listen din. Vil du bruke den til å nå ut til dine fjerntliggende lag, å trene nye rekrutter fra forskjellige grener eller å holde en massiv møte og hilse med dine følgere og fans?

Egenskaper

Når du vet hvorfor du får en, får du en enklere tid å finne ut hvilke funksjoner som gir mening. Hvilke som vil være meningsfylte og gjøre livet enklere for deg og ditt lag? Mull over disse tankene før du bestemmer deg for å velge en video løsning.

Størrelse

Hvor stor er laget ditt? Hvor mange deltakere kommer til å være med på videoanropet? Hvor mange av dine ansatte vil ende opp med jevne mellomrom ved hjelp av dette verktøyet? Business News Daily legger til dette på listen over ting du må faktor i når du speider rundt for videokonferanseverktøy.

Interface

Et enkelt og brukervennlig grensesnitt vil gjøre adopsjon blant ansatte raskere og mer praktisk. Folk har en tendens til å ha enkelhet i sine gadgets og programmer. En rekke nifty funksjoner vil ikke saken, ikke om programvaren er vanskelig å bruke eller vanskelig å forstå. Poenget er jo å finne programmer som hjelper teamarbeidet ditt raskere. Hvis appene hobler dem på en eller annen måte eller kremer deres ytelse, demper dem og lager produktivitet, det er ikke et godt valg for teamet ditt.

Integrering

Lag overlever på en rekke apps, plattformer og programmer i disse dager. Fra Google Dokumenter og Microsoft-filer til epubs og videoer bruker vi mange tredjepartsverktøy for å få jobben gjort. Derfor er det fornuftig å velge verktøy som BlueJeans videokonferansesystemer. Det er enkelt å integrere disse appene med tredjepartsprogrammer, slik at du ikke får problemer med å bruke begge. Trenger du å sende en rapport eller gjennomgå et dokument sammen med en offsite kollega? Med den rette nettbaserte løsningen vil det ikke være et problem å åpne, vise og dele disse filene.

Nivå på ekspertise

Du vil også vurdere lagets nivå av kompetanse også. Det er ikke alltid en god ide å kjøpe det mest avanserte kommunikasjonssystemet der ute. Vurder hvor lenge adopsjonen vil ta. Du må forberede deg på et produktivt lag som ansatte lærer og finner seg rundt i systemet. Hvis alle lagets behov er en grunnleggende, uten frills modell, så gå for det. Du trenger ikke å skille ut penger for et system som er lastet med funksjoner som de ikke vil bruke uansett.

Møtetyper

Hva slags møter hadde du i tankene? Vil du være vert for mange fora? Vil du utføre videoopplæring for nye rekrutter? Eller vil du være vert for flere typer møter, de med teamet ditt, de for dine sjefer og klienter, for å nevne noen? Å vite på forhånd hvilke typer møter du har i tankene, vil bidra til å begrense mulighetene dine.

Mobil opplevelse

En ting som er viktig å se på er kvaliteten på programvarens mobile opplevelse. Tross alt er en av de viktigste prinsippene for videokonferanseløsninger at den tillater hvor som helst, når som helst tilgang. Det betyr at brukerne må kunne koble til disse videosamtaler og samtaler fra sine mobiltelefoner. Hvis mobilopplevelsen er wobbly, full av uklart og tinny lyd, så er det en feil i en app og en som må kastes over for bedre programvare.

Opptakskapasitet

En annen funksjon som skal være i posen er video- og lydopptak. Ønsker du ikke å ta notater under møtet? Det er greit. Med en innspillingsfunksjon, kan disse verktøyene ta deg tilbake gjennom møtet. Hvis du vil vurdere poeng, klargjøre et problem eller bare glemme en detalj og vil huske det før du skriver opp en rapport, gjør disse innspillingsfunksjonene livet ditt enda enklere.

Kvalitets kundesupport

Pass på å velge en programvare med eksepsjonell kundeservice. Før eller senere må du feilsøke hjelp og råd. Når du gjør det, er det alltid best å få den slags hjelp fra hjelpsomme, høflige og informative kundeserviceteam. Det kommer allerede til å være vanskelig nok, lurer på hvorfor programvaren ikke fungerer. Rolig og kompetent kundeservicepersonell kan redde dagen og bety færre hodepine og stress for deg.

Gratis prøveversjoner

En måte å få et dypere kikk på systemer du vil, er å lete etter gratis prøveversjoner. Det gir deg et glimt inn i systemet uten å betale for kostnaden. Hvis du liker den gratis versjonen nok, bør det ikke være et problem å gå for den betalte versjonen. Å lete etter billig alternativet, bør ikke være et problem, sier Inc., så lenge disse alternativene tilbyr alt du trenger for en videoløsning.